Autodesk Account : maîtrisez l’utilisation de vos abonnements et découvrez la nouvelle politique d’usage hors équipe
Dans le cadre de projets collaboratifs, les entreprises attribuent des abonnements Autodesk Forma à leurs utilisateurs afin de leur permettre de participer à des projets hébergés au sein de leur organisation ou impliquant plusieurs organisations partenaires.
De la même manière, une entreprise peut accorder des abonnements Autodesk Forma à des utilisateurs externes (prestataires, sous-traitants, partenaires, etc.) afin qu’ils puissent collaborer sur les projets auxquels ils sont invités.
À ce jour, l’attribution d’un abonnement Autodesk Forma permet à l’ensemble des utilisateurs, internes comme externes, d’accéder aux projets de l’entreprise qui leur a fourni cet abonnement.
Toutefois, dans le cas des utilisateurs externes, ces mêmes abonnements peuvent également être utilisés pour participer à des projets appartenant à d’autres entreprises, y compris des organisations concurrentes, sans qu’il soit nécessaire de souscrire un abonnement supplémentaire.
Afin de mieux maîtriser l’utilisation de ses licences et de garantir leur conformité avec les politiques internes de l’entreprise, Autodesk propose une fonctionnalité appelée
« Politique d’utilisation des abonnements ». Celle-ci permet aux administrateurs de définir et de contrôler les conditions d’utilisation des abonnements entre différentes équipes et organisations.
Politique d’utilisation des abonnements
Responsabilités des administrateurs Autodesk
Les administrateurs gèrent les licences, les utilisateurs et les abonnements de leur équipe Autodesk Account.
Important : cette politique s’applique à chaque équipe Autodesk Account. Les administrateurs concernés seront donc invités à choisir le mode de gestion applicable à leur équipe.
Gestion des la la politique d’utilisation des abonnements
- Connectez-vous à votre compte Autodesk Account à l’adresse manage.autodesk.com.
- Allez à Paramètres
- Paramètres de l’équipe
- Sélectionnez l’équipe concernée
- Cliquez sur le bouton « Gérer les politiques »
Politiques de gestion des utilisateurs
Politique relative aux rôles d’utilisateur
La politique relative aux rôles des utilisateurs permet de définir si une personne est un utilisateur ou un utilisateur externe.
Un utilisateur externe est une personne qui ne fait pas partie de votre organisation, comme un sous-traitant, un consultant ou un fournisseur, mais qui a besoin d’accéder aux produits ou services Autodesk.
Vous pouvez choisir comment identifier les utilisateurs externes :
- en utilisant les paramètres par défaut de la gestion des utilisateurs ;
- ou en définissant des règles basées sur le nom de domaine de leur adresse e-mail.
Cette fonctionnalité vous aide à gérer les accès de manière simple et sécurisée, tout en distinguant clairement les utilisateurs internes et externes.
Cliquez sur le bouton « Appliquer changement » pour enregistrer.
Basé sur la gestion des utilisateurs
Avec la politique de gestion des utilisateurs par défaut, toute personne ajoutée à votre équipe via un produit collaboratif Autodesk (comme BIM Collaborate Pro, Build ou Takeoff) est automatiquement enregistré comme utilisateur externe dans Autodesk Account.
Basés sur le domaine
Vous pouvez définir une liste de domaines e-mail approuvés pour votre équipe.
- Les utilisateurs dont l’adresse e-mail appartient à un domaine approuvé sont automatiquement définis comme utilisateurs standard.
- Les utilisateurs dont l’adresse e-mail appartient à un autre domaine sont automatiquement définis comme utilisateurs externes.
Remarque : ajoutez également le domaine utilisé pour votre authentification unique (SSO) ou votre synchronisation d’annuaire. Ainsi, les membres de votre organisation seront automatiquement reconnus comme utilisateurs standard.
Pour afficher les exceptions à la politique de rôle d’utilisateur
Trois politiques d’utilisation des abonnements Autodesk Construction Cloud
Pour mieux encadrer l’utilisation des abonnements au sein d’une organisation, les administrateurs disposent de trois niveaux de restriction. Ce paramètre permet de définir dans quel périmètre les utilisateurs peuvent consommer les abonnements qui leur sont attribués.
| Politique | Description |
|---|---|
| Aucune restriction | Les utilisateurs peuvent utiliser les abonnements attribués par leur équipe sur les projets de cette équipe, mais également sur ceux d’autres équipes ou organisations. |
| Restriction pour les utilisateurs | Les utilisateurs identifiés comme externes ne peuvent pas utiliser les abonnements attribués par leur équipe sur des projets appartenant à d’autres équipes. Les utilisateurs internes ne sont pas concernés par cette limitation. |
| Restriction pour tous les utilisateurs | Tous les utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes, peuvent uniquement utiliser les abonnements de leur équipe sur les projets rattachés à cette même équipe. |
À retenir
Cette politique agit uniquement sur l’utilisation des abonnements et n’a aucun impact sur les droits d’accès aux projets. Elle s’applique au niveau de l’équipe sélectionnée et non individuellement à chaque utilisateur.
Mon conseil : dans un contexte multi-sociétés ou lorsque des partenaires externes interviennent sur vos projets, la politique « Restriction pour les utilisateurs externes » constitue souvent le meilleur compromis entre maîtrise des licences et souplesse de collaboration.
Exemples d’utilisation
Prenons l’exemple d’une entreprise ENTREPRISE A qui attribue des abonnements Autodesk à ses collaborateurs et prestataires externes.
| Situation | Politique appliquée par l’ENTREPRISE A | Résultat |
| Un prestataire externe dispose d’un abonnement attribué par ENTREPRISE A et participe à un projet d’une autre organisation. | Restriction pour les utilisateurs externes | Le prestataire ne peut pas utiliser l’abonnement ENTREPRISE A sur ce projet externe. |
| Un collaborateur interne et un prestataire externe possèdent chacun un abonnement attribué par ENTREPRISE A. | Restriction pour tous les utilisateurs | Aucun des deux ne peut utiliser cet abonnement sur un projet associé à une autre équipe. |
| ENTREPRISE A autorise l’utilisation de ses abonnements entre plusieurs organisations. | Aucune restriction | Les utilisateurs peuvent employer leur abonnement sur les projets d’autres équipes, sous réserve des autres conditions d’accès et d’abonnement. |
| Un prestataire est invité sur un projet ENTREPRISE A, mais utilise un abonnement attribué par une autre entreprise. | Politique de l’équipe ayant attribué l’abonnement | Le prestataire doit disposer des autorisations d’accès au projet et d’un abonnement valide dont la politique permet cette utilisation. |
Problèmes fréquemment rencontrés
| Problème rencontré | Explication / Vérification |
| Un utilisateur possède déjà une licence, mais ne peut pas accéder au projet. | Vérifiez son invitation au projet et ses autorisations. Un abonnement ne donne pas automatiquement accès à un projet. |
| Un utilisateur ne peut pas utiliser l’abonnement attribué par son entreprise. | Vérifiez la politique «Politique d’utilisation des abonnements » définie par l’équipe ayant attribué l’abonnement. |
| Un collaborateur est considéré comme un utilisateur externe. | Vérifiez la politique «Politique relative aux rôles des utilisateurs» et les éventuelles règles de classification basées sur les domaines de messagerie. |
| Un utilisateur reçoit une notification indiquant que son essai est expiré. | Vérifiez la validité de son abonnement et ses accès au projet. La politique d’utilisation n’est pas nécessairement en cause. |
| Des jetons Flex sont consommés. | La politique «Politique d’utilisation des abonnements » n’est pas un outil général de contrôle de la consommation des jetons Flex. |
Si le problème persiste, il est conseillé de contacter l’administrateur de l’équipe Autodesk Account ou le support Atlancad en indiquant l’utilisateur concerné, le produit utilisé, le projet associé ainsi que la politique appliquée.
Les logiciels concernés
Cette fonctionnalité s’applique à plusieurs solutions Autodesk, en particulier lorsque les applications installées sur les postes de travail tentent d’accéder aux services cloud.
- AutoCAD et ses outils spécialisés (AutoCAD Architecture, ….)
- AEC Collection
- Autodesk Workshop XR
- BIM Collaborate
- Civil 3D
- Forma Build et ses différentes déclinaisons
- Forma Data Management
- Forma Design Collaboration
- Forma Site Design
- Forma Takeoff
- Forma for Buildings
- Forma for Construction
- Navisworks Manage
- Revit
- Token Flex Bundle
Attention : Bien que Revit figure dans les produits concernés, Forma Design Collaboration (Revit Cloud Worksharing) n’est pas contrôlé par cette politique au niveau des équipes.
Article proposé par Mikaël Detour (Ressource du blog Village BIM et rédigé par Olivier Bayle : Autodesk Account : contrôlez l’utilisation de vos abonnements)