Comment se prémunir de la perte d’accès à son hub Autodesk Forma ?
Comment puis-je perdre l’accès à mon HUB Autodesk Forma ?
Plusieurs situations peuvent entraîner la perte d’accès à un HUB Autodesk Forma :
- L’administrateur principal était le seul administrateur et son adresse e-mail n’est plus accessible de manière définitive.
- L’administrateur du compte Autodesk Forma a quitté l’entreprise.
- Le compte Autodesk de l’administrateur du HUB a été supprimé.
- L’administrateur du HUB n’est pas identifié ou n’est pas connu des équipes actuelles.
Les bonnes pratiques pour ne jamais perdre l’accès à votre HUB Autodesk Forma
Pour éviter de perdre l’accès à votre HUB Autodesk Forma, il est recommandé de mettre en place plusieurs bonnes pratiques de gouvernance et d’administration.
1. Utiliser une adresse e-mail professionnelle pérenne
Évitez de créer ou d’administrer le HUB avec une adresse personnelle.
Utilisez une adresse professionnelle liée à votre organisation et assurez-vous que son propriétaire reste identifié et joignable. Cela réduit les risques lors des changements de personnel.
2. Toujours avoir plusieurs administrateurs
Ne dépendez jamais d’une seule personne pour l’administration du HUB.
Autodesk recommande de disposer d’au moins un administrateur principal et un ou plusieurs administrateurs secondaires ayant les droits d’administrateur de hub, afin d’assurer la continuité d’accès en cas de départ, absence ou changement de poste.
3. Sauvegarder les paramètres du HUB :
Conservez dans une documentation interne :
- Le nom du HUB
- L’ID (Identifiant) du HUB
- Les administrateurs désignés (Chapitre 2)
- Les licences associées
- Les contacts Autodesk ou revendeur
Récupérer et sauvegarder le nom et l’ID (l’identifiant) du HUB.
4. Ajouter les utilisateurs directement dans le HUB Forma
Autodesk indique qu’un utilisateur non ajouté au bon HUB peut entraîner la création accidentelle d’un nouveau HUB associé à son adresse e-mail, générant confusion et perte d’accès aux données.
Assurez-vous que chaque utilisateur est bien invité dans le HUB approprié avant son premier accès.
5. Surveiller les abonnements Autodesk
L’accès aux HUB dépend des abonnements Autodesk actifs.
- Veuillez renouveler les abonnements à Autodesk Forma
- Maintenir en place les administrateurs du compte Autodesk
Avez-vous besoin de renouveler vos abonnements Autodesk?
6. Maintenir les rôles administratifs Autodesk Account
Même si vous voyez un HUB dans votre compte Autodesk, vous ne pouvez pas nécessairement le gérer sans avoir les droits d’administrateur du HUB concerné.
Vérifiez régulièrement que les administrateurs clés possèdent toujours les rôles adéquats.
10. Préparer un plan de continuité
En cas de départ d’un collaborateur :
- Transférer immédiatement les rôles administrateurs
- Conserver au moins deux administrateurs actifs
- Mettre à jour les contacts Autodesk et la documentation interne
Résumé des règles essentielles
- Minimum 2 administrateurs HUB
- Comptes professionnels uniquement
- Contrôle régulier des droits utilisateurs
- Documentation des administrateurs et procédures d’accès
- Vérification des abonnements Autodesk actifs
Ces mesures réduisent considérablement le risque de perdre l’accès à un HUB Autodesk Forma.
Article proposé par Mikaël Detour (Source Autodesk)